MS Outlook

Изменение порядка обработки учетных записей

В случае использования нескольких серверов электронной почты первой по умолчанию обрабатывается верхняя учетная запись в списке, а это не всегда оптимально. Лучше сделать так, чтобы первой обрабатывалась учетная запись, использующая самый быстрый сервер. Для изменения порядка обработки учетных записей воспользуйтесь командой Сервис > Учетные записи электронной почты и выберите вариант Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты. После этого выделите учетную запись, работающую с самым быстрым сервером, и щелкайте по кнопке Вверх до тех пор, пока учетная запись не окажется первой в списке.

Экспорт и импорт адресов электронной почты

Если у вас большой объем переписки и вам часто приходится, например, на основе входящих/исходящих сообщений или контактов создавать списки рассылки, то на помощь может прийти плагин для Microsoft Outlook 2000/XP/2003 Mailing List Service (MLS — http://www.mapilab.ru/files/mlist_service_rus.zip, shareware). С помощью этого плагина вы можете быстро экспортировать контакты и списки рассылки из адресной книги Outlook или адреса отправителей/получателей из папок входящих/исходящих сообщений в текстовый файл, а также импортировать контакты из текстового файла или адреса отправителей/получателей из папок входящих/исходящих сообщений в адресную книгу Outlook (в том числе в виде списка рассылки). Кроме того, применив MLS, вы также быстро удалите адреса отправителей/получателей из адресной книги Outlook, предварительно отмеченных в папках входящих/исходящих сообщений.

После установки MLS запустите Outlook и для выполнения операций экспорта-импорта контактов (включая списки рассылки) и адресов почтовых сообщений в дереве каталогов Outlook выберите и сделайте текущей контактную или почтовую папку. Для операций экспорта и добавления контактов из почтовых сообщений выберите в папке элементы, которые необходимо сохранить (несколько элементов одновременно можно выделить, удерживая нажатую клавишу Ctrl), а для операций импорта просто откройте нужную папку контактов. Затем запустите плагин на исполнение, вызвав из контекстного меню или из меню Сервис главной панели Outlook команду Mailing List Service

Работа плагина начинается с установки вида операции и других дополнительных параметров при помощи мастера экспорта-импорта. Если текущей является почтовая папка, первая страница мастера будет иметь вид как на рис. , если же текущей является папка контактов, то первая страница мастера будет подобна той, что приведена на рис. После этого останется ответить на вопросы мастера, и сформулированное с его помощью задание будет выполнено.

Стоит иметь в виду, что плагин имеет ограничения при работе с большим количеством выделенных элементов. Если число выделенных элементов превышает 3 тыс. (это приблизительное значение — точное значение определяется параметрами конкретной системы), то происходит прерывание процесса обработки.

Рассылка сообщений большому количеству получателей

Если отправка одних и тех же писем большому количеству получателей для вас не редкость, то стоит обратить внимание на плагин Send Personally для Outlook 2000/XP/2003 (SPE — http://www.mapilab.ru/files/send_personally_rus.zip , shareware), являющийся оптимальным решением для персонифицированных почтовых рассылок. Он предоставляет альтернативный способ отправки одного сообщения многим получателям, при котором для каждого получателя создается персональное сообщение. В итоге каждый адресат не только не получает информацию обо всех остальных получателях, но даже не догадывается, что письмо было отправлено не только ему, поскольку видит в поле Кому только свое имя и адрес электронной почты.

В тексте сообщения можно использовать макросы, которые при отправке письма заменяются на данные конкретного получателя: имя, электронный адрес и имя списка рассылки Outlook, в котором находился его адрес на момент отправки сообщения.

SPE не нуждается в дополнительных настройках — после установки он сразу готов к работе. Чтобы воспользоваться им, создайте сообщение, которое вы планируете отправить нескольким пользователям. При желании в ходе формирования сообщения вы можете воспользоваться макросами %USERNAME% (заменяется на имя получателя), %USEREMAIL% (заменяется на адрес электронной почты получателя) и (или) %LIST% (заменяется на имя списка рассылки, из которого был взят адрес электронной почты). В поле Кому задайте список адресов и щелкните на кнопке Send Personally — в папке Исходящие появится соответствующее количество персональных писем, которые тут же будут отправлены.

При формировании списка получателей сообщения вы можете не беспокоиться о возможном дублировании электронных адресов в разных списках рассылки — SPE сам отслеживает наличие дубликатов почтовых адресов и по одному адресу отправляет сообщение только один раз. При рассылке с помощью SPE не стоит использовать поля Копия и СК (скрытая копия) вследствие того, что SPE отправляет не одно сообщение многим получателям (как это обычно бывает в Outlook), а по одному сообщению каждому получателю, указанному в поле сообщения Кому. Таким образом, если в поле Копия или СК указан какой-либо получатель, то ему будет отправлена копия с каждого отправленного сообщения.

Кроме того, следует иметь в виду, что при работе с Outlook 2000 для создания писем нельзя использовать Microsoft Word в качестве редактора сообщений.

Защита от спама

Многие пользователи пренебрегают возможностями автоматической обработки почты. А зря, ведь объем рассылаемого спама увеличивается чуть ли не в геометрической прогрессии. Самый простой выход из положения — воспользоваться встроенными возможностями Outlook, например выделяя нежелательные сообщения цветом или отправляя их в папку Удаленные. С помощью встроенных правил можно отфильтровывать корреспонденцию по тем или иным критериям, скажем, по отсутствию в поле Кому вашего точного адреса или по наличию в теле письма характерных для спама слов.

Все эти меры хороши, но требуют довольно много усилий. Намного удобнее воспользоваться специально предназначенным для этих целей плагином InboxShield для Outlook 2000/XP/2003 (http://www.edovia.com/store/1q2w3e4r/isv30en.exe , shareware), являющимся оптимальным решением для защиты от спама. InboxShield может остановить до 98% всего получаемого вами спама. Программа автоматически проверяет всю приходящую корреспонденцию на предмет отбрасывания писем в соответствии с определенными критериями. При обнаружении сообщения, относящегося по указанным критериям к спаму, она автоматически отправит его в специально предназначенную для этого папку Quarantine и уведомит вас появлением всплывающего окошка в правом нижнем углу экрана

Проверка писем происходит на основе поиска в них характерных для спама слов и с учетом информации из базы данных допустимых и недопустимых адресов. Некоторый список запрещенных слов в программе установлен по умолчанию, при необходимости его можно скорректировать, добавив или удалив ключевые слова. Чтобы повысить эффективность анализа писем, можно добавлять ключевые слова в "общем" виде с использованием групповых символов "?" и "*". Для добавления запрещенного ключевого слова воспользуйтесь командой InboxShield > Options, перейдите на вкладку Filtering, щелкните по кнопке Add и введите ключевое слово в "явном" или "общем" виде

Базы адресов заполняются автоматически сразу после запуска Outlook на основе анализа как новых, так и пришедших ранее писем. При желании можно запустить данный процесс и вручную — для этого воспользуйтесь командой InboxShield > Manage > Run InboxShield Wizard

В системе предусмотрена возможность корректировки базы данных допустимых и недопустимых адресов пользователем. Как правило, данной возможностью приходится пользоваться в том случае, когда система неправильно идентифицировала пришедшую корреспонденцию и поместила интересующие вас сообщения в папку Quarantine или, наоборот, не заметила нежелательные письма в папке Входящие. Для этого выделите сообщения, адреса которых вы считаете необходимым определить в базе как запрещенные или разрешенные, и щелкните по кнопке Is Not Spam в случае добавления разрешенных адресов или по кнопке Is Spam при пополнении базы запрещенных адресов.

Кроме того, в системе предусмотрена возможность пополнения баз данных допустимых и недопустимых адресов напрямую — или вводя их с клавиатуры, или путем импортирования. Для этого щелкните по кнопке Manage Lists, перейдите на вкладку Buddies в случае добавления разрешенного адреса или на вкладку Enemies при добавлении запрещенного адреса и добавьте адреса в поле Add email address