Самое прекрасное — это когда нужна поддержка сайта, а ты сидишь с телефоном
в руке и ЗНАЕШЬ, чей номер набрать! т. +7 831 4637611 моб. +7 910 3820622Айтишник РУ Нижний Новгород, Симферопольская, 21
A+ A A-

Полезные советы по MS Office

Большая часть офисных задач решается на компьютере в среде MS Office, прежде всего в Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Для работы с этими приложениями достаточно минимальных знаний. Тем не менее во многих ситуациях дополнительные приемы помогут сэкономить массу времени и усилий. На некоторых способах повышения эффективности работы в вышеуказанных программах мы и остановимся в данной статье.

MS Word

Быстрое выделение текста

Слово в MS Word выделяется двойным щелчком мыши, абзац можно быстро выделить тоже двойным щелчком, если указатель мыши поместить на левое поле документа, напротив данного абзаца. А если на левом поле документа трижды щелкнуть мышью, то выделится весь текст.

Перемещение курсора на позицию, где была прервана работа

Когда вы запускаете Word и загружаете документ, с которым работали, например, днем ранее, то курсор всегда находится в верхней его части. При редактировании больших документов это неудобно. Если вы хотите, чтобы курсор переместился на ту позицию, где вы закончили работать в предыдущем сеансе, нажмите комбинацию клавиш Shift+F5 — курсор переместится в нужную позицию. Данный способ применим и в том случае, если вы просто прокрутили документ, а потом захотели вернуться к месту работы.

Отмена форматирования

Обычно для изменения параметров форматирования используют кнопки панели инструментов Форматирование или выбирают нужный стиль. В случае если вам для выделенного участка текста необходимо вообще отменить форматирование, то есть установить стиль "обычный", вы можете просто нажать комбинацию клавиш Ctrl+Пробел — эффект будет тот же.

Переключение между открытыми документами

Если вы часто работаете одновременно с несколькими открытыми в Word документами и вынуждены постоянно обращаться то к одному, то к другому документу, запомните комбинацию клавиш Ctrl+F6, которая позволяет быстро переключаться между открытыми документами Word.

Изменение папки для хранения документов

При загрузке ранее созданных файлов в Word или при их сохранении по умолчанию открывается папка Мои документы, что неудобно, если вы храните свои документы в какой-то другой папке. Чтобы изменить открываемую по умолчанию папку, воспользуйтесь командой Сервис > Параметры > Расположение, выделите в качестве типа файлов вариант Документы, щелкните по кнопке Изменить и укажите другую папку.

Изменение папки для хранения документов

Изменение размера окна

Размер окна в Word, впрочем как и в любой другой программе, изменяется при нажатии кнопки Восстановить обратно/Развернуть, которая расположена в правом верхнем углу окна между кнопками Свернуть и Закрыть. Существует и другой способ — можно дважды щелкнуть мышкой в правом нижнем углу на стыке скроллеров горизонтальной и вертикальной прокрутки. Если вам приходится часто менять размеры рабочего окна (например, при формировании скриншотов определенного размера), то этот способ может пригодиться — располагая двумя вариантами изменения размера экрана, вы сможете выбирать нужный вариант в соответствии с положением мыши.

Автофигуры без полотна

Word 2002 при рисовании автофигур автоматически создает полотно. В случае если вы рисуете большую схему из многих элементов, то это действительно удобно, а вот когда речь идет о нескольких небольших объектах, создание полотна только замедляет процесс. Если в большинстве случаев вам полотно не требуется, лучше от него отказаться, воспользовавшись командой Сервис > Параметры > Общие и убрав флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур

Отказ от создания полотна при вставке автофигур

Рисунки "по контуру"

По умолчанию рисунки вставляются "в тексте", и это удобно при вставке больших изображений. Во всех остальных случаях после вставки приходится корректировать их положение, чаще всего выбирая вариант "по контуру". Если у вас именно такая ситуация, то стоит изменить вариант вставки рисунка по умолчанию. Для этого выберите команду Сервис > Параметры > Правка и в списке Вставлять рисунки как установите вариант По контуру

Изменение положения вставки рисунка

Экономная вставка рисунка

Все прекрасно знают, что для вставки в документ рисунка из файла достаточно выбрать команду Вставка > Рисунок > Из файла и указать имя файла. Но в таком случае рисунки будут внедрены в документ, в результате чего созданный файл будет иметь достаточно большой размер. Можно уменьшить размер файла путем связывания рисунка. Для этого в диалоговом окне Добавление рисунка, которое вызывается той же командой Вставка > Рисунок > Из файла, выбрав рисунок, щелкните по стрелке, расположенной справа от кнопки Вставить, а затем примените команду Связать с файлом. Этот способ не подходит для файлов, перемещаемых за пределы компьютера. Например, отправляемых по электронной почте. прим. "Айтишник"

Связывание рисунка с файлом

Вставленный рисунок отображается не полностью

Иногда получается, что импортированный рисунок отображается на экране не полностью. Причина данного явления может заключаться в том, что в документе установлена точная величина междустрочного интервала и этот интервал меньше высоты рисунка. В таком случае выделите рисунок, выберите команду Формат > Абзац > Отступы и интервалы и выберите одинарный интервал в списке Междустрочный. А если вы предпочитаете при определении интервала Междустрочный вариант Точно, увеличьте его значение в поле Значение до высоты рисунка.

Документы с подложкой

Внедрение в документы подложки или фона в виде какого-либо рисунка или текста позволяет сделать их более эффектными, поэтому данный прием достаточно часто применяется при подготовке, например, рекламных материалов. Для добавления рисунка в качестве подложки в меню Формат выберите команду Фон > Подложка, подсветите вариант Рисунок, щелкните на кнопке Выбрать и укажите рисунок для подложки. Чтобы вставить в качестве подложки текст, в окне Печатная подложка выберите параметр Текст, а затем введите нужный текст и установите его параметры. После установки подложки в обоих случаях необходимо нажать кнопку Применить.

Выбор рисунка в качестве подложки

Бывает, что внедрение подложки делает текст документа неразборчивым. Если в качестве подложки выбран рисунок, проверьте, установлен ли в диалоговом окне. Печатная подложка флажок Обесцветить. В случае использования в качестве подложки текста установите флажок Полупрозрачный или в списке Цвет выберите более светлый цвет, например светло-серый.

Произвольная нумерация страниц

Ввести нумерацию страниц в Word совсем несложно — достаточно просто воспользоваться командой Вставка > Номера страниц и настроить параметры нумерации. Сложнее дело обстоит в том случае, если настройки нумерации страниц различны для каждой отдельной страницы (или группы страниц). Такая ситуация возможна, когда некоторые страницы будущего печатного документа готовятся не в текстовом редакторе, а, например, в таблицах и будут распечатаны непосредственно из них. В результате отдельные номера страниц в распечатываемом из Word документе должны быть специально пропущены. Это означает, что нумеровать страницы придется не по порядку, а, скажем, первым пяти страницам нужно присвоить номера с 1-го по 5-й, следующим — с 9-го по 16-й и т.д. Подобная необходимость может возникнуть и в случае сложного текста с рисунками, графиками и пр., когда нужно поменять страницы местами, что не всегда получается путем обычного вырезания и вставки, поскольку может нарушить взаимное расположение частей документа и потребует дополнительного редактирования.

В такой ситуации в местах разрыва номеров страниц создайте новые разделы, начинающиеся с новой страницы, применив команду Вставка Разрыв и включив флажок Новый раздел со следующей страницы. После этого установите нумерацию отдельно для каждого раздела с помощью команды ВставкаaНомера страниц, каждый раз щелкая на кнопке Формат и указывая номер страницы, с которой необходимо начать нумерацию

Создание нового разделаОпределение номера для начала нумерации

Создание файла справки

Если необходимо создать справочный hlp-файл из обычного документа Word, то это можно сделать путем подключения плагина Crimson Help для Microsoft Word 2000/XP (http://crimsoft.euro.ru/CHelp23.exe, freeware). Плагин имеет интуитивно понятный интерфейс и позволяет создавать многостраничные справочные файлы с использованием как текста, так и графики.

Для создания файла справки запустите программу Crimson Help и выберите вариант Создать новый проект — в итоге откроется пустой документ Word с дополнительной панелью инструментов Crimson Help. Теперь ваша задача будет заключаться в том, чтобы создавать страницы справки, копировать на них нужный текст (можно его набирать и прямо в окне справки) и добавлять при необходимости картинки и ссылки — обычные или всплывающие. Имейте в виду, что картинки должны обязательно находиться в той же папке, что и сам файл справки.

Предположим, что в создаваемом файле справки должны быть четыре страницы — главная и три подстраницы, на которые ведут ссылки с главной страницы. Вначале напишите текст на главной странице

Результат ввода текста на главной странице справки

Для добавления картинки установите курсор в место вставки картинки, щелкните на кнопке Добавить рисунок на панели Crimson Help и выберите рисунок

Внешний вид экрана после вставки рисунков

Теперь создайте три подстраницы. Для создания первой подстраницы щелкните на кнопке Добавить страницу справки, введите заголовок первой подстраницы и при необходимости измените ее идентификатор. Аналогичным образом создайте вторую и третью подстраницы.

На следующем этапе установите обычные связи. Выделите на главной странице заголовок, при щелчке по которому должен осуществляться переход к первой подстранице, щелкните по кнопке Обычная связь и укажите имя первой подстраницы. Аналогичным образом сделайте ссылки на вторую и третью подстраницы. Для проверки работы создаваемой справочной системы щелкните по кнопке Создать файл справки — в итоге в папке нахождения файла проекта будет создан одноименный файл с расширением hlp, который и будет файлом справки.

Выбор кнопки Создать файл справки

Получившийся в итоге файл справки будет похож на тот, что показан на рис.

Окно созданного файла справки

Автор: Алексей Шмуйлович